Toute personne physique ou morale, qu'elle soit professionnelle du spectacle ou pas, peut être amenée à organiser, diffuser un concert. Les organisateurs dits "occasionnels" - ceux dont l'activité ou l'objet principal n'est pas l'exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles- sont soumis à des demandes d'autorisation supplémentaires.

L’exercice occasionnel de l’activité d’entrepreneur de spectacles peut se faire sans licence dans la limite de six représentations par année civile.

Avant la manifestation

Autorisations

Pour les entrepreneurs de spectacles professionnels, seuls les spectacles susceptibles de réunir 1 500 participants et plus sont soumis à une autorisation préalable. La manifestation doit être déclarée auprès de la mairie ou de la préfecture au plus tard un mois avant l’évènement (ou un an au plus tôt). Cette déclaration doit mentionner :

• L’identité de l’organisateur
• Le lieu et la date de déroulement de l’évènement ainsi que l’heure de début et de fin
• La fréquentation
• La capacité du lieu
• La description des mesures de sécurité prévues et du service d’ordre envisagé

Il en va de même pour l’organisation d’une telle manifestation sur la voie publique. Autrement dit, un spectacle ou un concert de rue requiert une déclaration préalable auprès du maire ou du préfet.

Pour les organisateurs occasionnels, une demande doit être faite pour toute représentation, un mois à deux mois avant la date de représentation :

1. au préfet de département via la Drac (Direction régionale des affaires culturelles). Une déclaration commune peut être faite pour l’ensemble des six représentations autorisées dans l'année. La déclaration doit faire mention des éléments suivants :

• La nature, le nombre, la durée et la date de la manifestation
• Le nombre de salariés engagés
• L'enseigne, le nom (dénomination sociale), l'adresse (siège social) et la forme juridique de l'exploitant du lieu de représentation du spectacle et du producteur (diffuseur)

2. à la municipalité s’il s’agit d’organiser la manifestation dans un espace public et d’en réserver l’usage exclusif. Pour les salles privées habilitées comme établissement recevant du public (ERP), l'organisateur occasionnel est tenu d’informer la mairie en précisant dans son courrier :

• Les noms, prénoms et adresses des membres du comité d’organisation de l’évènement
• Le but de la manifestation
• Le lieu, la date et l’heure du spectacle ou du concert
• La signature du président de l’association ou d’une personne mandatée par celui-ci

Sécurité

L’obtention de l’autorisation implique que la salle soit aux normes de sécurité. À la demande du maire, une commission de sécurité peut être chargée de la vérification. Pour la tenue de la manifestation, il conviendra d’appliquer les consignes édictées par cette commission.

Ne pas oublier qu’à partir de l’heure d’ouverture des portes au public, l’organisateur est seul responsable de la sécurité dans l’enceinte du spectacle et jusqu’à 50 mètres autour de l’entrée.

Le ministère de la Culture met à disposition un guide Gérer la sûreté et la sécurité des événements et sites culturels (avril 2017).

Droits d'auteur

Dans le cadre d'un concert comprenant des oeuvres du répertoire de la Sacem, une demande d'autorisation d'utilisation en public doit être faite en ligne sur le site de la société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique. Une remise de 20% est accordée pour toute demande déposée au moins quinze jours avant la date du concert. Si aucune oeuvre du répertoire de la Sacem n'est jouée, aucune redevance ne sera due. 

Les droits d'auteur dus sont proportionnels au budget global de la représentation. C'est pourquoi, il conviendra d'adresser un bilan financier après la manifestation, à la Sacem pour le calcul des droits à payer.  Une grille des tarifs est publiée sur le site de la Sacem.

Assurance

Une assurance responsabilité civile organisateur (RCO) est obligatoire. Elle couvre les dommages occasionnés aux personnes, à la salle et aux biens. Pour du matériel spécifique : son, éclairage... il est conseillé de souscrire une assurance tous risques matériels. À noter : les instruments de musique appartenants aux musiciens sont assurés par leurs "propriétaires" et non par l'oganisateur du concert. D'autres assurances complémentaires peuvent être contractées, en fonction des situations et budgets engagés.

Contrat(s) d'engagement

Toute proposition de travail salarié dans le cadre de la manifestation fait l’objet d’un contrat d’engagement. Rédigé avec soin, il doit au minimum mentionner la nature de l’emploi proposé, la tâche à accomplir, la durée ainsi que le jour et l’heure d’embauche, le lieu d’exécution et le montant de la rémunération. Dans le cas d’une manifestation ponctuelle, il ne peut s’agir que de contrats à durée déterminée d'usage (CDDU).

L'application d'une convention collective s'impose à un employeur. Celle-ci est un texte négocié par les partenaires sociaux ; elle adapte les dispositions du Code du travail aux spécificités d'un secteur d'activité. Dans le secteur du spectacle vivant, il en existe deux : celle des entreprises artistiques et culturelles (secteur public) et celle des entreprises du secteur privé. Pour en savoir plus, consulter notre fiche pratique consacrée aux conventions collectives du spectacle vivant.

Les organisateurs occasionnels de spectacles bénéficient des services du Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso), qui leur permet d’accomplir en une seule formalité les différentes obligations liées à un contrat de travail. Grâce à un formulaire unique et simplifié en ligne, l’employeur réalise simultanément :

• le contrat de travail
• la déclaration annuelle des données sociales
• l’attestation d’emploi destinée à France Travail 
• le certificat d’emploi destiné aux Congés Spectacles

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du Guso, vous pouvez vous reporter à la Circulaire interministérielle du 5 août 2009 relative au guichet unique pour le spectacle vivant.

Billetterie

Organiser un spectacle ou un concert payant impose à l'organisateur de délivrer un billet numéroté à chaque spectateur. En effet, un billet est un document comptable qui va permettre d'établir le relevé des ventes et de calculer les éventuels droits d'auteur à verser. Ce dernier doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires : date, lieu, émetteur de la billetterie, fabricant, pour permettre une traçabilité.

Les solutions de billeterie en ligne sont adaptées à tout type d’événements et permettent d'obtenir un suivi, un bilan, une billetterie physique pour le jour J etc...

La billetterie de concert est une activité "à but lucratif". Pour les associations loi 1901, cette activité doit donc être accessoire. Elles sont exonérées de TVA sur la billetterie dans la limite de six manifestations de soutien ou de bienfaisance par an. À partir de la 7e manifestation annuelle, que l'association ait ou non une activité déclarée lucrative, elle devra appliquer la TVA, la déclarer et la reverser à l'État.

Après la manifestation

♦ Payer les musiciens et émettre tous les documents nécessaires : fiche de paie, attestation employeur mensuelle, certificat d'emploi congés spectacles.
=> Organisateur occasionnel = feuillets GUSO. 

♦ Déclarer et régler les cotisations aux organismes sociaux.
=> Organisateur occasionnel = règlement au GUSO.

♦ Faire le bilan financier de la soirée : billetterie, buvette, frais divers ...

♦ Faire l'état des recettes auprès de la Sacem pour calcul et règlement des droits d'auteur.

Amateurs et bénévoles

Le statut amateur

L’article 32 de loi relative à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine ouvre, sous certaines conditions, la possibilité aux entreprises de spectacle de faire appel à des artistes amateurs sans qu'elles soient  tenues de les rémunérer, dans le cadre de l’accompagnement de la pratique amateur et la valorisation des groupements d’amateurs. Un décret publié au JO le 10 mai 2017 vient préciser les dispositions de cette loi, il est complété par un arrêté du 25 janvier 2018 fixant les modalités d’application de l’ensemble de ces nouvelles règles permettant la participation d’artistes amateurs dans les spectacles.

"Est artiste amateur dans le domaine de la création artistique toute personne qui pratique seule ou en groupe une activité artistique à titre non professionnel et qui n’en tire aucune rémunération. L’artiste amateur peut obtenir le remboursement des frais occasionnés par son activité sur présentation de justificatifs."

• Dans un cadre à but non lucratif

L’artiste amateur est considéré comme bénévole et ne relève pas de la présomption de salariat.

• Dans un cadre lucratif

L’artiste amateur dépend toujours du Code du travail et doit être rémunéré dans le respect des conventions collectives applicables (cf. fiche pratique). Comme le précise la loi, seul le cadre spécifique de "l’accompagnement de la pratique amateur et la valorisation des groupements d’amateurs" permet le bénévolat de l'artiste, sous 3 conditions :

- Une obligation de télédéclaration de ces spectacles par l’entreprise de spectacle
- Le respect d’un plafond limite de représentations
- La signature d’une convention avec une collectivité publique prévoyant les missions d’accompagnement et de valorisation de la pratique amateur

Voir les démarches précises et le formulaire de déclaration en ligne sur le portail mesdemarches.culture.gouv.fr

Le bénévolat

Aucune définition (légale ou conventionnelle) n’existe en droit français. Le bénévolat est une activité libre, qui n’est encadrée par aucun statut. Mais il existe une définition, non juridique, communément admise : Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial (Avis du Conseil Economique et Social du 24 Février 1993).

Le bénévolat s’exerce dans le cadre d’une structure, le plus souvent associative. Le bénévole -du latin benevolus = bonne volonté- fournit une prestation sans être lié à la structure par aucune règle de durée, de fréquence...autre que les règles qui ont pu être éventuellement et librement convenues par une convention d’engagement réciproque (voir document type proposé par France Bénévolat). Il participe à l'activité de l'organisme sans en recevoir aucune rémunération, ni compensation, sous quelle que forme que ce soit, espèces ou nature, à l'exception des remboursements de frais justifiés.

Toute association peut remettre à son personnel bénévole des chèques-repas après en avoir adopté le principe par délibération en assemblée générale. Le montant maximum du chèque-repas est de 6.70€ ; il est entièrement financé par l'association. Réservé aux bénévoles qui exercent une activité régulière au sein de l'association, il est limité à un par repas. Cf. service-public-asso.fr

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Mise à jour : août 2023

À voir aussi

Fiche pratique

Les conventions collectives du spectacle vivant

Les conventions collectives définissent l’ensemble des conditions d’emploi, de formation et de travail, ainsi que les garanties sociales des employés.

Consulter la fiche

Ressources

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Guso

Le guichet unique du spectacle occasionnel est un dispositif de simplification administrative qui permet d’effectuer les déclarations et le paiement des cotisations sociales, pour le compte des organismes spécifiques de protection sociale.

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Ministère de la culture

A télécharger : Petit guide de survie - Fiches pratiques pour entreprendre des projets musicaux.

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MobiCulture

Centre de ressources spécialisé sur les modalités d’accueil des artistes et professionnels de la culture étrangers. Informations, ressources et conseis sur les visas, droits sociaux et du travail artistique, législation ....

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Fiche pratique Embauche et contrats de travail Artcena

Tous les contrats et formes d'embauche : CDI, CDD, CDDU, bénévolat, cumul d'emploi, participation d'amateurs, embauche d'enfants, etc. Un panorama très complet.

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Sacem

Guide pour l'organisateur de concert et spectacle (Sacem-pro).

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