Autorisations
Pour les entrepreneurs de spectacles professionnels, seuls les spectacles susceptibles de réunir 1 500 participants et plus sont soumis à une autorisation préalable. La manifestation doit être déclarée auprès de la mairie ou de la préfecture au plus tard un mois avant l’évènement (ou un an au plus tôt). Cette déclaration doit mentionner :
- - L’identité de l’organisateur
- - Le lieu et la date de déroulement de l’évènement ainsi que l’heure de début et de fin
- - La fréquentation
- - La capacité du lieu
- - La description des mesures de sécurité prévues et du service d’ordre envisagé
Il en va de même pour l’organisation d’une telle manifestation sur la voie publique. Autrement dit, un spectacle ou un concert de rue requiert une déclaration préalable auprès du maire ou du préfet.
Pour les organisateurs occasionnels, une demande doit être faite pour toute représentation, un mois à deux mois avant la date de représentation :
1. au préfet de département via la Drac (Direction régionale des affaires culturelles) - loi du 18 mars 1999. Une déclaration commune peut être faite pour l’ensemble des six représentations autorisées dans l'année. La déclaration doit faire mention des éléments suivants :
- - La nature, le nombre, la durée et la date de la manifestation
- - Le nombre de salariés engagés
- - L'enseigne, le nom (dénomination sociale), l'adresse (siège social) et la forme juridique de l'exploitant du lieu de représentation du spectacle et du producteur (diffuseur)
2. à la municipalité s’il s’agit d’organiser la manifestation dans un espace public et d’en réserver l’usage exclusif. Pour les salles privées habilitées comme établissement recevant du public (ERP), l'organisateur occasionnel est tenu d’informer la mairie en précisant dans son courrier :
- - Les nom, prénoms et adresse des membres du comité d’organisation de l’évènement
- - Le but de la manifestation
- - Le lieu, la date et l’heure du spectacle ou du concert
- - La signature du président de l’association ou d’une personne mandatée par celui-ci
Sécurité
L’obtention de l’autorisation implique que la salle soit aux normes de sécurité. À la demande du maire, une commission de sécurité peut être chargée de la vérification. Pour la tenue de la manifestation, il conviendra d’appliquer les consignes édictées par cette commission.
Ne pas oublier qu’à partir de l’heure d’ouverture des portes au public, l’organisateur est seul responsable de la sécurité dans l’enceinte du spectacle et jusqu’à 50 mètres autour de l’entrée.
Le ministère de la Culture met à disposition un guide Gérer la sûreté et la sécurité des événements et sites culturels (avril 2017).
Droits d'auteur
Dans le cadre d'un concert comprenant des oeuvres du répertoire de la Sacem, une demande d'autorisation d'utilisation en public doit être faite en ligne sur le site de la société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique. Une remise de 20% est accordée pour toute demande déposée au moins quinze jours avant la date du concert. Si aucune oeuvre du répertoire de la Sacem n'est jouée, aucune redevance ne sera due.
Les droits d'auteur dus sont proportionnels au budget global de la représentation. C'est pourquoi, il conviendra d'adresser un bilan financier après la manifestation, à la Sacem pour le calcul des droits à payer. Une grille des tarifs est publiée sur le site de la Sacem.
Assurance
Une assurance responsabilité civile organisateur (RCO) est obligatoire. Elle couvre les dommages occasionnés aux personnes, à la salle et aux biens. Pour du matériel spécifique : son, éclairage... il est conseillé de souscrire une assurance tous risques matériels. À noter : les instruments de musique appartenants aux musiciens sont assurés par leurs "propriétaires" et non par l'oganisateur du concert. D'autres assurances complémentaires peuvent être contractées, en fonction des situations et budgets engagés.
Contrat(s) d'engagement
Toute proposition de travail salarié dans le cadre de la manifestation fait l’objet d’un contrat d’engagement. Rédigé avec soin, il doit au minimum mentionner la nature de l’emploi proposé, la tâche à accomplir, la durée ainsi que le jour et l’heure d’embauche, le lieu d’exécution et le montant de la rémunération. Dans le cas d’une manifestation ponctuelle, il ne peut s’agir que de contrats à durée déterminée d'usage (CDDU).
L'application d'une convention collective s'impose à un employeur. Celle-ci est un texte négociué par les partenaires sociaux ; elle adapte les dispositions du Code du ravail aus spécificités d'un secteur d'activité. Dans le secteur du spectacle vivant, il en existe deux : celle des entreprises artistiques et culturelles (public) et celle des entreprises du secteur privé. pour en savoir plus, consulter notre fiche pratique consacrées aux conventions collectives du spectacle vivant.
Les organisateurs occasionnels de spectacles bénéficient des services du Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso), qui leur permet d’accomplir en une seule formalité les différentes obligations liées à un contrat de travail. Grâce à un formulaire unique et simplifié en ligne, l’employeur réalise simultanément :
- le contrat de travail
- la déclaration de l’ensemble des cotisations
- la déclaration annuelle des données sociales
- l’attestation d’emploi destinée à Pôle emploi
- le certificat d’emploi destiné aux Congés Spectacles
- la déclaration préalable à l’embauche, DPAE
Pour en savoir plus sur le fonctionnement du Guso, vous pouvez vous reporter à la Circulaire interministérielle du 5 août 2009 relative au guichet unique pour le spectacle vivant.
Billetterie
Organiser un spectacle ou un concert payant impose à l'organisateur de délivrer un billet numéroté à chaque spectateur. En effet, un billet est un document comptable qui va permettre d'établir le relevé des ventes et de calculer les éventuels droits d'auteur à verser. Ce dernier doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires : date, lieu, émetteur de la billetterie, fabricant, pour permettre une traçabilité.
Les solutions de billeterie en ligne sont adaptées à tout type d’événements et permettent d'obtenir un suivi, un bilan, une billetterie physique pour le jour J etc...
La billetterie de concert est une activité "à but lucratif". Pour les associations loi 1901, cette activité doit donc être accessoire. Elles sont exonérées de TVA sur la billetterie dans la limite de six manifestations de soutien ou de bienfaisance par an. À partir de la 7e manifestation annuelle, que l'association ait ou non une activité déclarée lucrative, elle devra appliquer la TVA, la déclarer et la reverser à l'État.
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